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Ciclo de vida dos documentos | Administração & Diverso | Bloggando

Ciclo de vida dos documentos_capa
Capa

O ciclo de vida dos documentos é o elemento que forma e divide os arquivos conforme as fases ativa, semi-ativa e inativa dos documentos denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanente ou de 1.ª idade, 2.ª idade e 3.ª idade, respectivamente.

Conceitualmente podemos definir as etapas do ciclo vital dos documentos como:

Ciclo de vida dos produtos (3 idades)
Ciclo de vida dos produtos

Resumidamente:

1.º Idade ou Corrente:

  • Constituída por documentos mais novos; 
  • Documentos sujeitos a consultas frequentes; 
  • Documentos em tramitação (em curso ou em andamento);
  • Deve se localizar junto aos setores ou em locais próximos e de fácil acesso.

2.º Idade ou Intermediário:

  • Documentos menos utilizados; 
  • Otimiza o espaço dos setores;
  • Atende às solicitações das diversas áreas da instituição; 
  • Não há necessidade de ser instalado junto à instituição (questão de economia);
  • Os documentos aguardam a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). 

3.º Idade ou Permanente:

  • Documentos de valor histórico; 
  • Seus documentos já possuíram valor administrativo anteriormente;
  • Não elimina seus documentos;
  • Deve disponibilizar seus documentos para consulta tanto pelo público interno quanto ao público externo e a consulta não depende de autorização da área acumuladora. 
Porém, uma pergunta importante, como os documentos são classificados para cada uma das 3 idades? Isso é feito através de uma avaliação documental.

Avaliação documental

Segundo a arquivologia, o termo avaliar se resume em um:
"Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos."
O trabalho desses grupos que promovem essa avaliação é a de identificar valores para os documentos, além de uma, analise no ciclo de vida desses documentos, como demonstrado acima. Visando principalmente a preservação do patrimonio documental, eles estabelecem prazos para sua guarda ou eliminação.

Dentro os objetivos, estão resumidamente:
  • Estabelecer prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, prevendo, segundo legislação, políticas e necessidades, a eliminação ou recolhimento dos documentos de arquivo à guarda permanente.
  • Definir o valor documental, visando preservar documentos considerados importantes, e reduzir ao essencial a massa documental em arquivos.
  • Garantir condições de conservação da documentação de valor permanente.
Um instrumento que necessita ser citado, utilizado para averiguação de uma avaliação documental, é o que se denomina Tabela de temporalidade, apresentado abaixo.

Tabela de temporalidade

Em vista de hoje as empresas e diferente setores terem uma gama muito grande de documentos, é importante a construção do que se origina como: tabela de temporalidade documental (TTD), instrumento de gestão que define o prazo de existência de um documento e o destino dele após o término desse período. Muito importante no sentido de descarte de qualquer documento que não entra nas 3 idades apresentadas.

Abaixo, um exemplo de uma dessas tabelas:

Referências:
Acervo Net
Universidade Federal de Fluminense (UFF)
USP (PPTX)